PETIT GUIDE DE L’AMAP

Le rôle du référent d’un produit :

Il constitue l’intermédiaire entre les amapiens et le producteur signataires d’un contrat.
Il valide que ce contrat respecte la démarche amapienne dont les engagements sont décrits ici
Le référent s’occupe de 3 choses : le contrat, les distributions et suivi et les animations au cours de la saison.

Le contrat:
En amont de chaque début de saison, le référent prépare avec le producteur le contrat qui sera proposé au renouvellement ou l’adhésion pour les nouveaux . Ce contrat doit contenir la description des produits fournis, le planning de distribution des produits fournis.
Le référent assure donc la collecte des contrats dûment remplis ainsi que les paiements associés pour les transmettre au producteur en fonction des modalités de paiements (exemple : paiement en 3 chèques trimestrielles, paiement sous condition de livraison en fin de saison,..)
Il s’agit donc d’être présent et/ou communiquer durant cette période pour expliquer le contrat et les enjeux du producteur. Plusieurs supports sont à disposition : mail, site internet, tableau d’affichage à la distribution.

Les distributions:
Le référent valide avec le producteur le fonctionnement des distributions :
+ horaire de livraison
+ mode de transport et conditionnement des produits,
+ matériel nécessaire à la distribution (ex: balance, boite à oeufs,…)
La présence du référent au moment de certaines distributions surtout les premières et dernières de la saison permet d’assurer un bon déroulement des distributions.

Le suivi et les animations au cours de la saison:
Le référent informe le bureau de l’Amap des propositions et/ou des problèmes éventuels à discuter en réunion de bureau
Le référent planifie avec le producteur d’éventuels ateliers pédagogique au cours de l’année.

Il est souhaitable, pour les gros contrats,  que les référents travaillent en binôme pour garantir que tout ce travail effectué bénévolement reste une activité agréable et enrichissante.

Le guide illustré(*) des animateurs de distributions :

(*) patienter un peu pour les dessins, mais vos talents sont les bienvenus.

Ils travaillent en équipe pour :

▶ arriver à 17h45 pour la mise en place de la distribution en 45 minutes:

- assurer que les places de stationnement sont disponibles pour le ou les producteurs de la distribution
- participer au déchargement des véhicules et agencement des produits et matériels  de distributions (tables, balances, cagettes,...)
- vérifier les quantités des produits
- préparer certains produits (ex: mise en sac, mise en boites,...)
- préparer la table d'accueil et le tableau des annonces
- se concerter pour répartir les tâches données par mail la veille à l'équipe des animateurs l'intitulé du mail commence par " AMAP :  Distribution du mardi "

▶ être à son poste à 18h30 afin de:

- peser et/ou distribuer les légumes
- informer les producteurs en cas de manque
- sourire et éventuellement discuter de recettes...

▶ à partir de 20h, il faut:

- faire le décompte des produits restant
- trier et ranger les produits et matériels
- nettoyer le lieu